我们在公司内做了一次大范围的调查

2019-04-04 19:37

我们当时觉得这是他们不理解我们工作的重要性,就去找总经理来推动,后来总经理授权我们部门掌握每个项目经理一定额度的月度奖金,我们也简化了项目报告模板,如果有项目经理没能按时交项目月报,我们就扣工资。这样试行了没两个月,部门经理直接找我们来了,建议我们把扣奖金改为发奖金,不然队伍不好带。于是我们又改成发奖金,但是还是有些项目经理不能按时交报告。这是怎么回事呢,项目报告也简化了,激励制度也有了,还缺什么呢?于是在11年下半年,我们在公司内做了一次大范围的调查,我们pmo的三个人挨个和一线项目经理沟通,调查情况,最后发现一个客观的问题,就是这些项目经理确实太忙了,他们既要为客户实施项目工作,还要为公司内部编写项目报告,这两项工作发生冲突时,他们选择做客户工作,当然是非常正确和无可挑剔的。

难以寻求管理层和部门支持,领导和下属之间、涉及各部门之间对管理思路、管理模式理解不一致。

这个发现让我很惶恐,但也有一点隐约的兴奋,因为我发现除了收项目报告外,我们pmo还可以做很多工作,可以有更大的价值,提升项目经理的管理能力就是我们迫切要做的事情之一。于是我们联系培训机构给公司项目人员做了三期培训,分别是项目管理总体框架、启动及项目计划,项目风险、质量管理及过程监控及项目管理软技能:团队、沟通、协调。培训之后,提升还是相当明显的。在培训的过程中,我们也一直和负责培训的梁光华老师就pmo的问题进行沟通,慢慢也理清了我们公司及pmo存在的几个问题:

我们公司的pmo在10年成立的时候有三个人,我是pmo部门经理。我们的主要职责是定期收集所有项目的进展信息,然后向总经理提交项目整体情况报告。这个工作看上去不难,但是实际很容易受到项目经理的抵触,因为我们需要项目经理去填写项目报告,这会增加他们额外的工作负担。而我们公司所有的项目经理都归各职能部门直接管辖,绩效考核也是他们部门自己进行,所以在收集项目报告的过程中困难很多。项目经理都说:我们现在干正事还来不及,哪有功夫填这些没用的表格。就这件事,我们和负责产品线的部门经理沟通,效果也不理想,部门经理说:他们说的没错,他们确实很忙,公司人手紧张,客户对项目的进度要求又很紧迫,他们天天加班,确实没时间填表。等他们忙过这一阵,我让他们给你填。

在个人操作层面,咨询机构帮助我们编制了《企业项目管理流程和规范》、《范围变更表》、《项目规划书》、《问题/风险分级对照表》、《项目验收评审报告》、《项目月报》、《项目总结报告》等流程、文档模板,在编制报告之前,咨询机构对我们的一线项目经理进行了深入的调研,在编制过程中,也不断地征询了他们的意见,所以这些报告编制出来之后,非常受我们一线项目经理的欢迎,后来的工作中也给他们带来很多帮助。我们公司标准化了从项目立项、计划到项目汇报和监控的运行管理模式,并且帮助我们完善pmo职能,让我们的pmo从监控者变成了项目经理的支持者。

项目管理体系流程不清、组织分工不明确、工作未作细化分解、里程碑未明确设置。导致计划不准确、可执行性不好,以及执行和推进不顺利等问题。

项目汇报和监控未完全上正轨,汇报和监控制度和具体操作有待优化。

pmo在国内还处于发展阶段,很多公司的pmo都刚刚起步,公司管理体系不完善,pmo知识和技能不足,这都是很普遍的情况,假如公司在准备组建或者刚刚开始运营pmo的时候找不到方法,第一个原因可能是你们还没有真正弄清楚公司的项目管理情况,这需要pmo走到部门经理、项目团队的位置去了解;第二则是缺少必要的知识和技能,这可以借助外力来快速提升。现在有很多项目型企业都建立了pmo,但是从我了解的情况来看,很多公司的pmo还处在有名无实的阶段。很多公司在建立pmo的时候并不知道该如何组建pmo,组建之后也不知道该如何运行,所以这些公司只是成立了一个叫pmo的机构,并不能真正发挥pmo的作用。那么,什么样的pmo才是真正对企业有用的呢?

当这些问题摆在面前之后,我发现我们要成功运作一个有价值的pmo,还有很长的路要走。我们建立了初级的项目经理分级认证体系,这让项目经理的职业发展有了清晰的轨道,对他们的工作也有很大的激励作用。经过这一系列培训辅导之后之后,我们pmo的工作走上了正规,pmo部门的价值也获得了项目人员的认可,项目经理的项目管理能力和沟通能力也得到了提高,公司的项目整体成功率也确实有了提升。

发布时间:2016-07-16 09:31:16

但是,他们为什么这么忙呢?通过这次调查,我们发现公司很多项目经理的管理能力存在不足,在项目规划方面的能力也有待提高,另外就是风险意识不强,导致项目总是出意外,很多项目经理都成了救火队员,这就是他们总是很忙的根本原因。发现了这些情况之后,我开始想我们pmo到底应该做什么,书上说pmo应该是服务于项目和项目经理的,我们却把pmo定位为监管部门,不是给项目经理帮忙,而是让项目经理更忙,这样的pmo显然对公司是没有什么价值的。